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パソコンは敵じゃない! 零細事業者のパソコン

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2010|04|05|06|07|


2010-04-27

データの整理(1)



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■データの整理(1)

━─━─━─━─━─━─━─━─━─━─━─ [第4号 2010.04.27]

今まで「何がデータなのか」ということについて取り上げてきました。
このデータを有効に生かすには整理という作業が必要になってきます。

整理整頓が必要なのは事務所や店舗、作業場だけではありません。
パソコンの中身も整理整頓が必要です。

色々なデータに埋もれて、必要なデータをすぐに取り出せない・・・。
こんな状態ではマズイですよね。
データと判断できるファイルは、フォルダを作成してまとめておく
必要があります。

苦手なヒトも多いと思いますが、整理整頓は仕事の基本です。
以下のような順序で作業を進めると良いと思います。

◆重複しているファイルは1つにする
 同じファイルが複数あると、どれが最新のものか判らなくなります。
 データが2箇所以上にあるのは、混乱の元です。
 1つを残して、他は削除していまいます。
 - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -
 バックアップなんだよ…という方もいると思いますが、
 単に2箇所にデータを保存しただけではバックアップとは言えません。
 重複とバックアップは似て非なるものです。
 バックアップについては、後日取り上げます。

◆必要なファイルをピックアップする
 必要なファイルを集めておきます。
 必要なものと不要なものが混在している状態になっているはずです。
 必要なものを選んで1箇所にまとめておきます。

◆仕事のデータを分離する
 家庭用途と兼用でパソコンを使う方は、この作業をしてください。
 理由は・・・遊びでやってるわけじゃないですからね。

◆個人データと共有データを分離する
 従業員がいる会社などでは必要な処置です。
 複数のヒトがパソコンを使う場合、データの共有をすることで
 非常に大きなメリットが出てきます。
 けれども、個人持ちのデータはどうしても出てくるもの。
 これは分離しておいたほうが良いです。

◆従業員に見せられないデータを分離する
 これも従業員がいる場合は必要です。
 経理関係のデータまで従業員に丸見えというのはマズイですよね。
 どうやって見えなくするかは、また別の機会に取り上げます。

◆年度別にデータを整理する
 ファイルの数が多いときは、まず年度別に分けたほうが良いです。
 普通はあまり問題ないのですが、データ量が多くなってくると効いて
 きます。
 客先別、取引先別や案件別に分けるのは、そのあとです。


会社で事務系の仕事をしたことがある方は、分かっていると思います。
けれども、そうした経験のない方は「初めて聞いた」という方が少なく
ないのではないでしょうか。

これを押さえておかないと色々な問題が出てきます。
分かっているという方も確認してみてください。
┌─────────────────────┐
│整理できていないデータは、ゴミと一緒です。│
└─────────────────────┘
次回はパソコンの側から見たデータの整理について取り上げます。


あなたが安心してパソコンを使えますように!

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パソコンは敵じゃない! 零細事業者のパソコン

発行人    磯部 愼一
URL    http://smallbiz-pcsys.jp/
Email  magagine1@smallbiz-pcsys.jp

登録の解除は以下のURLからお願いいたします。
http://smallbiz-pcsys.jp/magagine1/
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Iwfoulvt (2012-01-30 02:14)

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Zltaryew (2012-01-30 03:27)

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Iuhtpmie (2012-01-30 04:39)

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Lnttbxty (2012-01-30 06:18)

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Huwfijhr (2012-01-30 07:27)

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Jsecxprq (2012-01-30 08:37)

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Zpcopfcn (2012-01-30 09:47)

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Mdbhaohy (2012-01-30 10:57)

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Emhsblhj (2012-01-30 12:07)

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Vwqdimom (2012-01-30 13:19)

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Ngxnidhm (2012-01-30 14:30)

Where did you go to university? <a href=" http://XanaxBarsge.blogoak.com/?postarch=2 ">Xanax Bars </a> 163

Kpcbuwkq (2012-01-30 15:42)

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Jcztpphl (2012-01-30 16:54)

Just over two years <a href=" http://XanaxNoPrescriptioi.blogoak.com/?postarch=2 ">Xanax No Prescription </a> =D

Mkcxwyxv (2012-01-30 18:07)

I live in London <a href=" http://AdipexWithoutPrescry.blogoak.com/?postarch=2 ">Adipex Without Prescription </a> 497137

Uatpnrnp (2012-01-30 19:20)

Could I make an appointment to see ? <a href=" http://CheapClonazepamata.blogoak.com/?postarch=2 ">Cheap Clonazepam </a> %P

Lolyuhwy (2012-01-30 20:33)

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Rbxpbkpw (2012-01-30 21:47)

I don't like pubs <a href=" http://BuyTopamaxis.blogoak.com/?postarch=2 ">Buy Topamax </a> 3619

Cqlzznpt (2012-01-30 23:04)

Where are you calling from? <a href=" http://BuyModalertgoc.blogoak.com/?postarch=2 ">Buy Modalert </a> nyld

Cjvrfshr (2012-01-31 00:20)

Are you a student? <a href=" http://LorazepamNoPrescriy.blogoak.com/?postarch=2 ">Lorazepam No Prescription </a> =[

Nhrvsoce (2012-01-31 01:36)

I like it a lot <a href=" http://BuyAmbienogo.blogoak.com/?postarch=2 ">Buy Ambien </a> =-)

Cjoknhzk (2012-01-31 05:21)

How do I get an outside line? <a href=" http://BuyTramadolij.blogoak.com/?postarch=2 ">Buy Tramadol </a> iwgd

Cwxxwssm (2012-01-31 06:35)

I came here to study <a href=" http://Phentermine375Mgem.blogoak.com/?postarch=2 ">Phentermine 37 5 Mg </a> >:P

Uwqsysvx (2012-01-31 07:48)

Is there ? <a href=" http://BuyValiumyc.blogoak.com/?postarch=2 ">Buy Valium </a> ngbum

Hyrmrkfb (2012-01-31 09:02)

A First Class stamp <a href=" http://BuyPhentermine375Mfy.blogoak.com/?postarch=2 ">Buy Phentermine 37 5 Mg </a> fgfym

Vblawavt (2012-01-31 16:43)

How do you spell that? <a href=" http://CheapValiumfu.blogoak.com/?postarch=2 ">Cheap Valium </a> =-DDD

Dhuyicfi (2012-01-31 17:58)

Is this a temporary or permanent position? <a href=" http://BuyRetinAtod.blogoak.com/?postarch=2 ">Buy Retin A </a> 65083

Vufogmfw (2012-01-31 19:14)

No, I'm not particularly sporty <a href=" http://CheapAtivane.blogoak.com/?postarch=2 ">Cheap Ativan </a> =-)

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