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パソコンは敵じゃない! 零細事業者のパソコン

このブログはメールマガジンのバックナンバーです           

2010|04|05|06|07|


2010-04-10

パソコンで一番重要なもの



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■パソコンで一番重要なもの

━─━─━─━─━─━─━─━─━─━─━─━[創刊号 2010.04.10]

本業は機械の設計をやっている自営業者なのですが、それとは関係の
ないパソコンについての問い合わせが、いろいろな方からあります。
トラブルが起こったときは実際にパソコンを見せてもらうのですが、
絶句するような状態になっていることが多いです。

特に問題が多いのは、個人商店・自営業者や零細業者の方々です。

仕事で使っているんですよね?
こんな使い方をしていて大丈夫なんですか?

そうした小事業者の方を中心に、安全に安心してパソコンを使うための
あれこれなどを取り上げてゆきます。



仕事でパソコンを使うと言えば、何を思い浮かべるでしょうか。
一般的にはエクセルにワード、それからメールにホームページ。
専門的なものになると、CADやデザイン、そして会計ソフト…。

ほとんどの方はそういう認識だと思います。
会社員や公務員、派遣やパートにアルバイトといった雇われている
ヒトならそれでも良いのです。

けれども、事業者としてパソコンを使い出すと
もっと重要なことが出てきます。


パソコンで一番重要なものは何でしょうか?

実はコレを軽視しているから色々な問題が出てくるのです。
すべての問題はコレに絡んでいると言って良いかもしれません。

パソコン本体?
ウイルス対策?

いえいえ、これらも大事ですが、もっと重要なものがあります。
事業者になると、重要度が格段にアップするものです。
認識はしているかもしれませんが、放置していませんか?

難しくはないと思いますので、考えてみてください。
回答は次回配信のメールマガジンでおこないます。


あなたが安心してパソコンを使えますように!

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Obwmzipi [Lost credit card http://lyhijygucaja.lefora.com/2012/03/07..]

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2010-04-14  

重要なのはデータ



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■重要なのはデータ

━─━─━─━─━─━─━─━─━─━─━─ [第2号 2010.04.14]

最初に前回の回答です。
パソコンで一番重要なもの・・・それは【データ】です。

ウイルスに感染したとしても、最悪Windowsを入れ直せば
正常な状態に戻ります。

パソコンは壊れても、修理するか買い直すか、
どちらが安いか考えて修理か購入すれば良いだけです。
(費用は掛かりますが、これは仕方ないですよね。)

ところが、データだけはそういうわけにいきません。
失くしてしまうと、二度と戻ってはきません。

ワードやエクセルのファイル、図面、写真、会計の帳簿などなど…。
これらはデータの中でも最重要のものです。
独りでやっている個人事業者から従業員が数万人という大企業まで
この原則は変わりありません。

家庭用パソコンならデータを失っても「仕方ないか…」で
済むでしょうが、仕事ではそうもいきません。

再度データを作成するとしても時間が掛かりますから、
それだけコストアップになります。
納期遅れなどを起こすこともあるでしょう。
データを無くした…という事実だけで、信用も悪化します。


「これらはデータの中でも最重要のものです。」と書きましたが、
一般にデータと認識されているのは、この最重要なものだけです。
けれども、データは上述のようなものだけではありません。

「データ」という言葉は非常に漠然とした言葉ですが、
このように考えれば良いと思います。

「失くなったら困るファイル」

抽象的な言い方で分かりづらいかもしれません。
具体的に言うと、以下のものも加わってくるはずです。

・インターネットエクスプローラの「お気に入り」
・送受信したメール
・アドレス帳

代表的なものはこんなところでしょうか。
これらも無くなると、仕事に支障が出ますよね。
一般的にデータと認識されているのは、このあたりまでです。


あなたが安心してパソコンを使えますように!

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Npteazfr [I'd like to apply for this job http://soguqeuseh.lefora.co..]

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2010-04-20

データ以外のデータ



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■データ以外のデータ

━─━─━─━─━─━─━─━─━─━─━─ [第3号 2010.04.20]

前回はデータが何なのかということを取り上げました。
けれども「失くなったら困るもの」はファイルだけではありません。
妙なタイトルになってしまいましたが、こういうことです。

・mixiなどのIDとパスワード
・スカイプのユーザーIDとパスワード

普段は設定されているものを使うので意識することはないですが、
失くなったら困りますよね。
こうしたものはメモ帳などに打ち込んで、保存しておくと良いです。
要は「データにしてしまえ!」ということです。
データ化してしまったほうが良いものは他にもあります。

・メールの送受信設定
・インターネットの接続設定

これも無いと困りますよね。
業者から送られてきた書類に記載されているはずなのですが、
失くしてしまうヒトは少なくありません。
あなたは大丈夫ですか?

ヒトによっては、この他にも色々なものが出てくると思います。
わたしの場合は、自分用に作成したAutoCADのツールパレットなどが
コレに当たります。

「データにしてしまえ!」と書きましたが、例外はあります。
インターネットバンキングやクレジットカードといった
お金に関するものは、ちょっと怖すぎます。
これだけは、やらないほうが良いです。

次回はデータの整理について取り上げます。


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john [http://www.freedrive.com/user/a2639c82130f34707803049464f7..]

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2010-04-27

データの整理(1)



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■データの整理(1)

━─━─━─━─━─━─━─━─━─━─━─ [第4号 2010.04.27]

今まで「何がデータなのか」ということについて取り上げてきました。
このデータを有効に生かすには整理という作業が必要になってきます。

整理整頓が必要なのは事務所や店舗、作業場だけではありません。
パソコンの中身も整理整頓が必要です。

色々なデータに埋もれて、必要なデータをすぐに取り出せない・・・。
こんな状態ではマズイですよね。
データと判断できるファイルは、フォルダを作成してまとめておく
必要があります。

苦手なヒトも多いと思いますが、整理整頓は仕事の基本です。
以下のような順序で作業を進めると良いと思います。

◆重複しているファイルは1つにする
 同じファイルが複数あると、どれが最新のものか判らなくなります。
 データが2箇所以上にあるのは、混乱の元です。
 1つを残して、他は削除していまいます。
 - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -
 バックアップなんだよ…という方もいると思いますが、
 単に2箇所にデータを保存しただけではバックアップとは言えません。
 重複とバックアップは似て非なるものです。
 バックアップについては、後日取り上げます。

◆必要なファイルをピックアップする
 必要なファイルを集めておきます。
 必要なものと不要なものが混在している状態になっているはずです。
 必要なものを選んで1箇所にまとめておきます。

◆仕事のデータを分離する
 家庭用途と兼用でパソコンを使う方は、この作業をしてください。
 理由は・・・遊びでやってるわけじゃないですからね。

◆個人データと共有データを分離する
 従業員がいる会社などでは必要な処置です。
 複数のヒトがパソコンを使う場合、データの共有をすることで
 非常に大きなメリットが出てきます。
 けれども、個人持ちのデータはどうしても出てくるもの。
 これは分離しておいたほうが良いです。

◆従業員に見せられないデータを分離する
 これも従業員がいる場合は必要です。
 経理関係のデータまで従業員に丸見えというのはマズイですよね。
 どうやって見えなくするかは、また別の機会に取り上げます。

◆年度別にデータを整理する
 ファイルの数が多いときは、まず年度別に分けたほうが良いです。
 普通はあまり問題ないのですが、データ量が多くなってくると効いて
 きます。
 客先別、取引先別や案件別に分けるのは、そのあとです。


会社で事務系の仕事をしたことがある方は、分かっていると思います。
けれども、そうした経験のない方は「初めて聞いた」という方が少なく
ないのではないでしょうか。

これを押さえておかないと色々な問題が出てきます。
分かっているという方も確認してみてください。
┌─────────────────────┐
│整理できていないデータは、ゴミと一緒です。│
└─────────────────────┘
次回はパソコンの側から見たデータの整理について取り上げます。


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2010-04-30

データの整理(2)



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■データの整理(2)

━─━─━─━─━─━─━─━─━─━─━─ [第5号 2010.04.30]

今回はWindowsの側から、整理の方法を取り上げます。
Windows推奨のデータ保存場所のようなものがあるのですが、
無視されていることが少なくありません。
機能などを見てみると、まあまあ使えるものですから、
これを無視するのは勿体ないことと考えて良いと思います。

ワードでもエクセルでも構いませんので、「名前を付けて保存」の
操作をしてみてください。
保存のダイアログが開きますが、左側には標準的なフォルダが
幾つか表示されているはずです。
この中に「デスクトップ」や「マイドキュメント」といった項目が
あるはずです。

※WindowsVistaでは「マイドキュメント」ではなく「ドキュメント」
 という名称になります。

これはWindowsが「デスクトップ」「マイドキュメント」にデータを
保存しなさいと推奨していると考えて良いです。
「デスクトップ」にデータを保存することは色々な問題があるので、
マイドキュメントにデータを保存することになります。
┌──────────────────────────┐
│データは「マイドキュメント」に保存するのが基本です。│
└──────────────────────────┘
WindowsVista、Windows7では、設定を変えればデスクトップにデータを
保存しても構いません。
理由は次回取り上げます。


同じ理由で、文書以外のデータは以下のフォルダに保存すると良いです。

・写真や画像は「マイピクチャ」(Vistaでは「ピクチャ」)に保存する。
・音楽は「マイミュージック」(Vistaでは「ミュージック」)に保存する。
・動画や録画は「マイビデオ」(Vistaでは「ビデオ」)に保存する。


今回取り上げた「マイドキュメント」などの保存場所は、個人データの
保存に向いています。
名称の頭には「マイ」という文字が付いていますよね。

家庭用パソコンと仕事用パソコンを兼用で使っている場合は、
家庭用のデータをココに保存すると良いと思います。

会社などで使っているパソコンでは、
個人用データをココに保存したほうが良いでしょう。


次回は実際のデータ整理を取り上げます。

あなたが安心してパソコンを使えますように!

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